Du verwaltest Kunden in Excel, Rechnungen in Word und Termine im Kopf. Das funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert. Ich baue dir ein CRM, das genau zu deinem Betrieb passt: Kunden, Projekte und Rechnungen an einem Ort, ohne monatliche Lizenzkosten pro Nutzer. Und ich automatisiere die Abläufe, die dich jede Woche Stunden kosten. Ich bin Reza Kandi, Entwickler aus Essen, und arbeite remote für Kunden weltweit.
Antwort meist innerhalb von 24 Stunden
Kunden, Projekte, Angebote und Rechnungen in einem System, erreichbar vom Handy und vom Rechner.
Aus Vorlagen erzeugt, per Klick verschickt, mit fortlaufenden Nummern und deinem Design.
Das System fasst bei offenen Angeboten und überfälligen Rechnungen automatisch nach. Nichts geht mehr unter.
Kunden buchen freie Slots direkt über deine Website, der Termin landet automatisch in deinem Kalender.
Benachrichtigungen und Kundenkommunikation laufen über die Kanäle, die du sowieso jeden Tag nutzt.
Einmal entwickelt, gehört das System dir. Danach fallen nur ein paar Euro Hosting im Monat an.
Salesforce, HubSpot und Co. sind für Konzerne gebaut. Du zahlst 50 bis 100 Euro pro Nutzer im Monat, bekommst hunderte Funktionen und nutzt am Ende zehn davon. Nach drei Jahren hast du mehr für Lizenzen ausgegeben, als ein eigenes System gekostet hätte. Und dein Team kämpft immer noch mit Menüs, die niemand versteht.
Ein eigenes CRM funktioniert andersherum. Ich schaue mir an, wie dein Betrieb arbeitet, und baue genau das. Kunden, Projekte, Angebote und Rechnungen an einem Ort, erreichbar vom Handy und vom Rechner. Keine Funktion zu viel, keine monatlichen Lizenzgebühren, und die Daten liegen bei dir statt auf der Plattform eines Anbieters.
Gerade als CRM für kleine Unternehmen rechnet sich das schnell. Du zahlst einmal für die Entwicklung und danach nur noch ein paar Euro Hosting im Monat.
Fast alles, was du heute per Hand machst und was jedes Mal gleich abläuft, lässt sich automatisieren. Die Klassiker: Angebote aus einer Vorlage erzeugen, Rechnungen nach Projektabschluss erstellen und verschicken, Zahlungserinnerungen nach 14 Tagen, Follow-ups bei Anfragen, die liegen geblieben sind, und Terminbuchung direkt über deine Website statt fünf Nachrichten hin und her.
Wichtig ist die Reihenfolge. Der häufigste Fehler beim Prozesse automatisieren ist, Abläufe zu automatisieren, die vorher schon chaotisch waren. Dann hast du das Chaos nur schneller gemacht. Deshalb räumen wir erst den Ablauf auf und automatisieren dann. Und wir bauen nicht alles auf einmal um. Wir fangen mit dem Prozess an, der dich am meisten Zeit kostet, und erweitern Schritt für Schritt.
So sieht das konkret aus: Ein Interessent füllt das Formular auf deiner Website aus. Das CRM legt automatisch einen Kontakt an und schickt dir eine WhatsApp-Nachricht mit den Eckdaten. Du tippst auf Annehmen, und der Kunde bekommt eine E-Mail mit deinem Buchungslink. Er wählt einen Termin, der direkt in deinem Kalender landet.
Nach dem Gespräch erstellst du das Angebot mit zwei Klicks aus einer Vorlage. Das System verschickt es und erinnert den Kunden nach fünf Tagen automatisch, falls keine Antwort kommt. Sagt er zu, wird aus dem Angebot ein Projekt. Nach Abschluss erzeugt das CRM die Rechnung und mahnt offene Zahlungen selbstständig an, freundlich und in deinem Ton.
Dein Anteil an diesem ganzen Ablauf: zwei Klicks fürs Angebot und das Gespräch selbst. Alles andere läuft im Hintergrund, auch nachts und am Wochenende.
Rechne selbst nach. Ein Angebot schreiben: 20 Minuten. Eine Rechnung erstellen und rausschicken: 15 Minuten. Zahlungen prüfen und mahnen: 30 Minuten pro Woche. Anfragen nachfassen: nochmal eine Stunde. Bei einem kleinen Betrieb kommen so schnell 5 bis 10 Stunden pro Woche zusammen. Das sind Stunden, die du abrechnen könntest, statt sie in Verwaltung zu stecken.
Der Ablauf bei mir ist einfach. Du schreibst mir per WhatsApp, wo es klemmt. Wir telefonieren kurz, ich schaue mir deine Abläufe an, und du bekommst meist innerhalb von 24 Stunden ein konkretes Angebot. Ein schlankes CRM liegt im niedrigen vierstelligen Bereich, mit Automatisierungen und Integrationen wird es entsprechend mehr. Du siehst früh eine erste laufende Version, und wir passen an, bis es sitzt.
FAQ
Ein schlankes CRM mit Kundenverwaltung, Projekten und Rechnungen liegt im niedrigen vierstelligen Bereich. Kommen Automatisierungen, Terminbuchung und Schnittstellen dazu, landest du im mittleren vierstelligen Bereich. Komplexe Systeme mit vielen Nutzern und Sonderlogik kosten mehr. Nach einem kurzen Gespräch bekommst du meist innerhalb von 24 Stunden ein konkretes Angebot.
Eine erste nutzbare Version steht oft nach zwei bis drei Wochen. Danach erweitern wir in kleinen Schritten, du arbeitest also schon mit dem System, während neue Funktionen dazukommen. Ein kompletter Ausbau mit allen Automatisierungen braucht je nach Umfang vier bis acht Wochen.
Kannst du machen, für manche Betriebe reicht das. Aber du zahlst dauerhaft pro Nutzer, biegst deine Abläufe ins Korsett der Software und nutzt trotzdem nur einen Bruchteil der Funktionen. Ein eigenes System kostet einmal und passt sich dir an, nicht umgekehrt.
Ja. Excel-Listen, Exporte aus einem alten CRM oder Kontakte aus dem E-Mail-Postfach lassen sich fast immer importieren. Das gehört bei mir zum Projekt dazu, du startest also nicht bei null.
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